Cuidados com a nota fiscal eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) representa o inicio de um novo período das transações comerciais entre contribuintes no Brasil . Porém, vale lembrar que se por um lado a tecnologia facilita a vida, simplificando processos e evitando o uso de papel, a mesma inovação pode trazer alguns problemas, principalmente a empresários e contadores menos atentos.

Pode-se afirmar que a maior parte dos entraves relativos à emissão das notas eletrônicas acontece, muitas vezes, por falta de conhecimento fiscal do emitente, informações erradas ou incompletas ou simplesmente por cadastros de clientes e produtos desatualizados ou incompletos.

Em operações interestaduais, por exemplo, o erro impede inclusive a concretização da venda, que fica no aguardo da regularização dos documentos para que a mercadoria, apreendida em postos de fiscalização, seja liberada. As multas e outras atuações também não são raras.

Com o uso da Nota Fiscal Eletrônica, a tendência é que tais erros se tornem mais comuns para empresários menos cuidadosos no processo de faturamento. Primeiro, porque a geração de um documento fiscal agora dependerá do preenchimento adequado de todos os campos, pois o a via nem chegará a ser emitida se isso não for feito, graças à rotina de validação do programa emissor do documento eletrônico.

Segundo, porque informações imprecisas estarão mais sujeitas à verificação do Fisco, que, por meio de modernos sistemas de auditoria eletrônica, terá a possibilidade de apurar todas as informações de faturamento de um contribuinte em segundos. Erros que antes não eram detectados até em meticulosas auditorias fiscais agora serão mais facilmente rastreados e exigirão, no mínimo, explicações dos infratores.

Deve-se ressaltar também que após ser autorizada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda, uma NF-e não poderá ser alterada, pois isso implicaria em tornar o conteúdo do arquivo eletrônico, certificado digitalmente, inválido.

Assim, no caso do contribuinte identificar qualquer irregularidade no documento, dentro das condições previstas na legislação, deverá cancelar o documento por meio de um processo semelhante ao da emissão da nota, ou seja, mediante o envio de um arquivo eletrônico, em formato XML, que acusará na base de dados da Secretaria da Fazenda o cancelamento do documento.

Quanto à possibilidade de utilização da Carta de Correção Eletrônica, é um assunto delicado, pois o Fisco ainda não disponibilizou para o contribuinte o layout do referido documento, que deverá ser transmitido tanto para o estabelecimento destinatário quanto para a Secretaria da Fazenda.

Tem-se visto a prática, nas empresas que já estão emitindo a NF-e, de se adotar o trâmite tradicional, em papel, onde estabelecimento emitente e destinatário trocam correspondências comunicando o erro.

O grande problema neste procedimento é que o Fisco acusará em momento oportuno a inconsistência dos registros fiscais dos estabelecimentos emitentes ou destinatários, inicialmente com a base de dados da Secretaria da Fazenda que estará armazenando dados de Notas Fiscais Eletrônicas incorretas, e em um segundo momento, quando estas empresas gerarem e transmitirem o arquivo contendo a Escrituração Fiscal Digital.

Enquanto não é definido o layout da Carta de Correção Eletrônica, o contribuinte deve evitar utilizar sua versão em papel, cancelando a Nota Fiscal Eletrônica e emitindo outra, com os dados corretos, caso haja condições para tanto.

Existe ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação, como variações de preço e erro de cálculo de imposto, por exemplo. Neste caso, o método para emissão da nota complementar é semelhante ao da original. O contribuinte só deve ficar atento com a precisão das informações de referência de documentos.

Embora sabendo que muitos softwares empresariais disponíveis no mercado possuem regras de validação e consistência de dados que inibem a emissão de documentos fiscais incorretos, é importante destacar que nenhuma empresa está imune de emitir documentos com problemas.

A orientação da maioria dos consultores fiscais ou de tecnologia da informação para as empresas que pretendem adotar a NF-e é semelhante: revisar cadastrados de clientes, fornecedores, materiais e códigos tributários, e principalmente, procedimentos de trabalho envolvendo desde os vendedores até os faturistas, para evitar que na hora da entrega da mercadoria, a nota não saia (ou mesmo que ela saia), que a empresa não fique sujeita a uma posterior fiscalização, passível de multas e aborrecimentos para o empresário.